W dzisiejszych czasach ludzie są coraz bardziej wrażliwi na zachowanie swojej prywatności. Firmy posiadają dane osobowe swoich pracowników, a pracownicy chcą, aby ich dane były bezpieczne i dostępne tylko dla pracodawcy. W przeszłości pracodawcy przechowywali twarde kopie akt pracowniczych tylko w szafce na dokumenty. Teraz, w erze cyfrowej, wiele nowoczesnych firm przechowuje te informacje na komputerach i serwerach internetowych. Jest to bardziej wydajne i ma wiele innych zalet. W celu ochrony prywatności swoich pracowników, firmy powinny zainwestować w bezpieczne systemy zarządzania danymi. Zapewni to, że tylko upoważniony personel ma dostęp do informacji i że są one bezpieczne przed hakerami i innymi zagrożeniami cybernetycznymi. Inwestując w te systemy, firmy mogą pokazać swoim pracownikom, że są zaangażowane w ochronę ich prywatności.
Co to jest teczka elektroniczna, inaczej e-teczka?
W miejscu pracy teczka elektroniczna to system, który przechowuje dokumentację pracowniczą w formacie elektronicznym. W systemie tym można przechowywać zarówno dokumenty i oświadczenia związane z ubieganiem się o zatrudnienie, jak i skierowania na badania lekarskie oraz zaświadczenia lekarskie. Dodatkowo teczka elektroniczna może być wykorzystywana do przechowywania dokumentów i oświadczeń związanych z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia. Wreszcie system może być również wykorzystywany do przechowywania dokumentów związanych z rozwiązaniem stosunku pracy lub odpowiedzialnością dyscyplinarną pracownika. Zastosowanie teczki elektronicznej w miejscu pracy może przyczynić się do poprawy efektywności i organizacji poprzez zapewnienie szybkiego i łatwego dostępu do dokumentacji pracowniczej.
Prawo a teczki elektroniczne
Od 1 stycznia 2019 r. firmy w Polsce mają ustawową możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej lub papierowej. Dokumentacja dzieli się na:
Część A tej dokumentacji obejmuje dokumenty i oświadczenia związane z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie.
Część B składa się z dokumentów i oświadczeń związanych z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia.
Część C zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, a część D to dokumenty związane z odpowiedzialnością dyscyplinarną pracownika. Teczka elektroniczna musi być bezpiecznie przechowywana i dostępna tylko dla upoważnionych pracowników. Prawo to ma na celu ochronę prywatności pracowników i zapewnienie, że ich dokumentacja jest dokładnie prowadzona.
Zalety prowadzenia teczek elektronicznych
Decyzja o przejściu z papierowego archiwum dokumentów pracowniczych na elektroniczne może być trudna. Należy wziąć pod uwagę kilka czynników, w tym początkowy koszt konwersji i bieżące koszty utrzymania. Istnieje jednak również kilka potencjalnych korzyści wynikających z przejścia. Dokumenty elektroniczne są często bezpieczniejsze niż papierowe, ponieważ nie są tak podatne na uszkodzenia spowodowane przez czynniki takie jak ogień, wilgoć lub czas. Ponadto, dokumenty elektroniczne są przechowywane na serwerze, poza siedzibą firmy, co dodatkowo zmniejsza ryzyko ich utraty. Dokumenty elektroniczne oferują również zaletę stałego i natychmiastowego dostępu. Może to być pomocne w przypadku audytu lub innego postępowania prawnego. Wreszcie, systemy dokumentów elektronicznych często pozwalają na bardzo łatwe dodawanie, usuwanie i edytowanie danych pracowników. Może to poprawić wydajność i działanie firmy. Ogólnie rzecz biorąc, istnieje wiele potencjalnych korzyści z przejścia na system dokumentów elektronicznych dla dokumentacji pracowniczej. Decyzję należy podjąć ostrożnie, biorąc pod uwagę wszystkie koszty i korzyści. Jednak dla wielu firm korzyści z dokonania przełączenia przeważają nad wadami.
Dla kogo są e-teczki?
Istnieje wiele powodów, dla których firmy mogą zdecydować się na digitalizację dokumentacji pracowniczej. Dla firm, które zatrudniają dużą liczbę pracowników, elektroniczne teczki mogą pomóc w bardziej efektywnym śledzeniu akt osobowych. Dla firm, które muszą przechowywać wiele poufnych danych pracowników, takie jak dokumentacja medyczna lub oceny wydajności, cyfryzacja może pomóc w zapewnieniu bezpieczeństwa tych licznych informacji. A dla firm, które zatrudniają pracowników na niestandardowych umowach lub godzinach pracy, cyfrowe akta pracowników mogą ułatwić śledzenie obecności i godzin pracy.
