Każda firma ma swobodę decydowania o sposobie postępowania z dokumentami osobowymi – w konwencjonalnych teczkach papierowych lub metodach cyfrowych. Jednak pliki cyfrowe są niezbędne dla nowoczesnego, zorientowanego na usługi zarządzania zasobami ludzkimi. W miarę jak Twoja firma rozwija się od startupu do firmy o ugruntowanej pozycji, ilość dokumentów papierowych rośnie diametralnie, a zgromadzona makulatura, marnuje miejsce i jest trudna do zarządzania. Jednym z rozwiązań jest digitalizacja wszystkiego. Możesz użyć technik konwersji cyfrowej, aby przekonwertować wszystkie papierowe dokumenty swojej firmy na wersje elektroniczne, które są przechowywane na własnym zabezpieczonym serwerze lub w chmurze. Pozwala to na efektywniejsze zarządzanie dokumentami bez utraty ważnych dokumentów. Obecnie elektroniczne akta osobowe prowadzone są nie tylko w dużych korporacjach. Dostępne są rozwiązania do zarządzania danymi i dokumentami dla małych i średnich firm.

Czym jest skanowanie dokumentów?

Skanowanie dokumentów, zwane również obrazowaniem dokumentów, to proces przechwytywania cyfrowych obrazów z dokumentów papierowych. Obrazy fizycznych dokumentów są następnie przekształcane do formatu cyfrowego za pomocą oprogramowania do konwersji. Program optycznie rozpoznaje znaki, skanuje obrazy dokumentów i zamienia je w dokumenty tekstowe. Ta inteligentna konwersja umożliwia wyszukiwanie dokumentów za pomocą odpowiednich słów kluczowych.

Korzyści płynące z cyfrowych akt

Większa dostępność plików

Wszystkie zeskanowane pliki można przesłać do chmury lub udostępnić. Oznacza to, że każdy, kto ma odpowiednie poświadczenia, może uzyskać do nich dostęp, a wszelkie informacje można błyskawicznie przeszukiwać w edytowalnych plikach. Udostępnianie zeskanowanych dokumentów w formie cyfrowej jest szybsze niż przesyłanie pocztą, faksem lub ręczne dostarczanie dokumentów papierowych. Digitalizacja usprawnia również proces udostępniania dokumentów, co zwiększa wydajność i produktywność. Digitalizacja umożliwia wielu osobom i wielu działom jednoczesny dostęp do tego samego dokumentu, poprawiając w ten sposób współpracę.

Bezpieczeństwo i prywatność

Zeskanowane dokumenty pozwalają na bezpieczne cyfrowe przechowywanie akt. Pliki cyfrowe można bezpiecznie przechowywać lub tworzyć kopie zapasowe na zdalnych serwerach wyposażonych w protokoły o wysokim poziomie bezpieczeństwa. Ponadto, w przeciwieństwie do dokumentów papierowych, praktycznie nie ma ryzyka utraty lub zagubienia dokumentów cyfrowych, a dokumenty cyfrowe można archiwizować i zarządzać nimi w uporządkowany sposób.

Szybkie przepływy pracy

Pracownicy doceniają to, że odpowiedź na rozmowę kwalifikacyjną jest natychmiastowa, koszty podróży są zwracane terminowo lub urlopy są szybko zatwierdzane. Niezależnie od tego, czy szukasz informacji zwrotnych, czy przetwarzania wniosków, pliki cyfrowe i etapy przepływu pracy nie tylko ułatwiają pracę zespołowi HR. Wszyscy pracownicy korzystają z płynnych procedur i lepszej obsługi.

Oszczędność pieniędzy i czasu

Możesz uzyskać dostęp do wszystkich zeskanowanych dokumentów i korzystać z nich za pomocą zaledwie kilku kliknięć, co oznacza, że nie musisz już przeszukiwać stosów dokumentów papierowych ani mieć magazynu przeznaczonego do przechowywania dokumentów. 

Lepsza obsługa klienta

Zdigitalizowane dokumenty mogą być indeksowane za pomocą różnych metadanych, co ułatwia i przyspiesza Tobie i Twoim pracownikom znajdowanie informacji i dostarczanie ich klientom.

Minimalna przestrzeń do przechowywania

Nie musisz już utrzymywać oddzielnej przestrzeni biurowej do przechowywania dokumentów. Możesz również wyeliminować wydatki związane z przechowywaniem teczek papierowych ze wszystkimi dokumentami.

Oszczędność papieru

W miarę skanowania dokumentów drastycznie eliminujesz marnotrawstwo papieru. Stanowi to nie tylko wydajność i oszczędność pieniędzy, ale także odpowiedzialność społeczną. Ponadto zaoszczędzisz więcej czasu i zmaksymalizujesz zasoby, uproszczając dostęp do wszystkich plików pracowników w jednym bezpiecznym miejscu za pomocą oprogramowania do zarządzania dokumentami.

Artykuł powstał we współpracy z Payroll.pl – ekspertami w zakresie outsourcingu, zarządzania kapitałem ludzkim i optymalizacji pracy.